電子帳簿保存法を経営者向けにやさしく — 何が義務で、何をすればよいか

電子帳簿保存法（通称：電帳法）とは、国税関係の帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律である。「経理の話だから自分には関係ない」と考える経営者も多いが、実際には請求書や領収書のやり取りをメールやクラウドサービスで行っている企業であれば、規模を問わず関わってくる制度である。本稿では、制度の一般的な枠組みを経営者向けにやさしく整理する。なお、具体的な要件の細部、猶予措置、適用の可否については改正により内容が変わることがあるため、必ず国税庁の公式サイトの資料、または顧問税理士に確認してほしい。本稿は制度の全体像を理解するための参考情報であり、税務上の判断根拠とはならない。

電帳法が話題になる背景には、請求書や領収書のやり取りがメール添付やクラウドサービス経由で行われることが一般化してきた実態がある。従来は紙で受け取っていた書類が電子データとして届く場面が増え、その保存方法についてルールが整備されてきた。経理担当者だけでなく、日常的に取引先とメールやオンラインサービスで書類をやり取りする営業担当者や経営者自身にも関係する話題であるため、制度の大枠だけでも理解しておくことには意味があると考えられる。

電帳法は大きく3つの区分に整理されるとされている。それぞれ対象となる書類や保存方法の考え方が異なるため、まずは大枠を押さえておきたい。

- 電子帳簿等保存: 会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿・書類を、電子データのまま保存する仕組み（任意）
- スキャナ保存: 紙で受け取った請求書や領収書などをスキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存する仕組み（任意）
- 電子取引データ保存: メールやクラウドサービスなど、電子データとしてやり取りした取引情報を、電子データのまま保存する仕組み（義務）

3区分のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意で選択できる制度とされているのに対し、「電子取引データ保存」は電子的にやり取りした取引情報がある企業にとって対応が必須とされている点が大きな違いである。つまり、紙の請求書を紙のまま保存する分には従来どおりでよいが、メールで受け取ったPDF請求書などをプリントアウトして紙だけで保存する運用は、原則として認められない方向にあるとされる。ただし、対象となる取引の範囲、保存要件（検索性の確保、タイムスタンプの要否など）、中小企業向けの猶予措置の適用条件は個別の状況によって異なり、かつ改正が重ねられてきた経緯があるため、自社が具体的に何を求められているかは、必ず国税庁の公式資料または顧問税理士に確認してほしい。

中小企業がつまずきやすいのは、制度が複雑で自社にどこまで関係するのか判断できないという点である。取引先や書類の種類によって対応の要否が異なるため、全体像を把握しないまま部分的な情報だけで対応しようとすると、かえって混乱を招くことがある。また、経理担当者が一人しかいない、あるいは経営者自身が経理を兼務しているような体制では、制度改正の情報をキャッチアップし続けること自体が負担になりやすい。

いずれの方法にも一長一短があり、自社の取引件数や体制、コストに応じて選ぶのが現実的である。どの方法であっても、実際に自社の運用が保存要件を満たしているかどうかの最終判断は、税理士等の専門家に確認することを推奨する。

- 「電帳法＝紙をすべて廃止する制度」ではない: 紙で受け取った書類を紙のまま保存すること自体は禁止されていない
- 「対応しないと即座に罰則がある」わけではない: 対応状況によって扱いは異なり、制度の運用は改正を重ねてきた経緯があるため、最新情報を国税庁で確認する必要がある
- 「高額なシステムを導入しないと対応できない」わけではない: 取引件数が少ない企業であれば、社内ルールの整備だけで対応できる場合もあるとされる
- 「経理担当者だけの問題」ではない: メールで請求書をやり取りする営業担当者など、関係する部署は経理以外にも及ぶ

- 自社が電子データでやり取りしている請求書・領収書等の種類を洗い出したか
- 電子データの保存場所・フォルダ運用ルールを決めているか
- 検索性の確保（日付・金額・取引先での検索など）について現状を把握しているか
- 会計ソフトや専用サービスの導入要否を検討したか
- 顧問税理士に自社の対応状況を確認したか
- 制度改正の最新情報を国税庁の公式サイトで定期的に確認する仕組みがあるか

電子帳簿保存法は、制度の大枠さえ理解しておけば過度に恐れる必要はない。ポイントは、電子的にやり取りした取引データは電子のまま保存することが原則となっている点を押さえたうえで、自社の具体的な対応要否や要件については国税庁の公式資料や顧問税理士に確認するという姿勢である。日々の請求書・インボイス関連の運用については、インボイス制度対応から始める請求書業務の見直し でも取り上げているので、あわせて参考にしてほしい。中小企業全体のITリスク対策の考え方は、中小企業のITリスク対策ガイド を参照してほしい。