毎日の事務作業に時間がかかっている中小企業の方へ　AIで事務を減らす進め方（合同会社Vaynexisのご紹介）

本記事は、滋賀県で中小企業の事務作業のAI化を支援している合同会社Vaynexis（ヴェイネクシス）様からの寄稿です。サービス内容・料金は同社の情報にもとづいています。

請求書と入金の照合、Excelへの転記、見積書や報告書づくり、台帳の更新。一つひとつは小さな作業でも、毎日積み重なると、本業に使いたい時間を少しずつ削っていきます。

たとえば月末になると、取引先ごとに入金を確かめて台帳に反映し、まだ入っていないものを拾い出す。届いた注文や申込みの内容を、別の表に一件ずつ写して集計する。会議のあとに議事録をまとめ、決まったことと宿題を書き出す。どれも大切な仕事ですが、同じ手順の繰り返しが多く、担当者の時間を大きく使っています。

「事務の時間をもう少し減らしたい」と感じながらも、日々の業務に追われて手を付けられない、という声は少なくありません。

事務作業がなかなか減らない背景には、いくつかのよくある理由があります。

- 作業が特定の担当者に偏り、手順がその人の頭の中にしかない
- AIが便利だと聞いても、どの仕事に使えばよいのか分からない
- 試しにAIを使ってみたものの、出てきた結果を確かめる手間が増えて、続かなかった

特に3つ目は見落とされがちです。AIは下書きを速く作れますが、その結果が本当に正しいか、作業が最後まで終わっているかを確かめる仕組みがないと、かえって手間が増えてしまいます。

合同会社Vaynexis（滋賀県愛知郡愛荘町）は、中小企業の事務作業を洗い出し、AIで減らせるところを形にして、現場に定着するまでお手伝いしている会社です。

私たちは、業務を次の3つに振り分けることから始めます。

1. 下書きをAIに任せる仕事
2. 確認（検査）をつければAIに任せられる仕事
3. 人が行うべき仕事

たとえば、議事録や文書のたたき台づくりは1つ目、表への転記や集計のように件数や金額を突き合わせて確かめられる作業は2つ目、取引先へ送るかどうかの判断や最後の確認は3つ目、という考え方です。

すべてをAIに任せるのではなく、AIに任せる部分と、人が確かめる部分をはっきり分けることで、無理なく続けられる形を目指しています。

業務の棚卸し
90分の聞き取り（オンライン、または滋賀県内は訪問）で今の業務を並べ、上の3つに振り分けて、7つの節からなるレポートにまとめます。すぐに試せる1業務の手順も付けていますので、レポートを受け取ったその日から、1つの仕事で試していただけます。

手順書と検査の設計
お手元のAIで回していただくための手順書と、結果が本当に終わっているかを確かめる検査を、業務ごとに作ります。表計算や簡単なスクリプトのような小さな自動化もお手伝いします。

手が回らなかった文書づくり
業務マニュアル、社内ルール集、研修資料、よくある質問、提案書のひな型など、必要だと分かっていながら後回しになりがちな文書を、AIで作り、確認の記録を付けてお届けします。作る係と確かめる係を分け、公開してよいかどうかの判断はお客様に行っていただきます。

定着と月ごとの報告
月ごとのレポートで、処理した件数、検査が見つけた食い違いの件数、人が最終確認した件数をお知らせします。削減時間の推定は載せていません。

なお、大きなシステムの開発、お客様の名前で外部へ送る行為、道具の購入や契約の手続き、士業の書類や法律相談はお引き受けしていません。外部へ送るかどうかの最終判断は、必ずお客様に残しています。

パソコンやネットワーク、システムまわりのご相談はオブライトが、日々の事務の整理は合同会社Vaynexisが、と役割を分けてお手伝いできる場面もあります。

- 事務を1〜2人の担当者で回していて、その人が休むと仕事が止まってしまう
- 月末や締め日に、転記や照合の作業が集中する
- AIを使ってみたいが、社内の情報をどこまで扱ってよいか、何から始めればよいか分からない
- 一度AIを試したものの、確認の手間が増えて定着しなかった

1. 初回無料相談
費用はかかりません。時間は90分ほどが目安で、事前に伺った1つの業務をその場で実演しながら、進め方をご相談します。オンライン、または滋賀県内は訪問で対応しています（1社1回）。

2. 業務の棚卸しとAI化プラン
税込55,000円です。聞き取りから2週間以内にレポートをお届けします。お支払いは着手金と残金の2回に分けており、レポートが使えなかった場合は残金をいただきません（半額保証・1回限り）。

3. 継続のご支援（顧問）
料金は「扱う業務の時間 × 時給 × 50%」という考え方で決めています。月ごとの最低額と上限があり、詳しい金額と条件は料金ページで公開しています。

事務作業の減らし方や、AIをどこから使い始めればよいかについては、合同会社Vaynexisのホームページをご覧ください。

- 合同会社Vaynexis：https://vaynexis.jp/
- 料金と計算の考え方：https://vaynexis.jp/price
- お問い合わせフォーム：https://vaynexis.jp/contact#form