Microsoft 365 のプラン選びとライセンス見直し — 違い・料金・無駄を減らす手順

Microsoft 365 Business の3プラン（Basic・Standard・Premium）の違いは、「デスクトップ版 Office アプリが使えるか」と「端末管理・高度なセキュリティが付くか」の2点に集約される。 Basic はブラウザ版 Office とメール・Teams・クラウド保存が中心、Standard はそこにデスクトップ版の Word・Excel・PowerPoint などが加わり、Premium はさらに端末管理（Intune）や条件付きアクセス（Entra ID P1）、エンドポイント保護（Defender for Business）などが加わる。全員を同じプランにそろえる必要はなく、1つのテナントに複数のプランを混在させられる。費用を抑えるうえで効くのは、プランの格下げよりも、使われていないライセンスを見つけて減らすことである。本記事では、プランの違い、選び方、料金の目安、ライセンスの見直し手順、年契約の注意点を、IT 専任者がいない会社向けに中立的に整理する。（確認日: 2026年10月31日時点）

Microsoft 365 には個人向け、大企業向け（Enterprise）、中小企業向け（Business）の系統がある。従業員300人以下の会社が対象となるのが Business 系統で、Basic・Standard・Premium の3つに、Office アプリだけの Apps for business を加えた4種類が基本の選択肢である。1つのテナント（会社のアカウントの入れ物）に登録できる Business 系ライセンスのユーザー数は最大300人で、これを超える規模になると Enterprise 系への移行が必要になる。

- Business Basic: メール、Teams、OneDrive、SharePoint、ブラウザ版・スマホ版の Office。デスクトップ版 Office は含まれない
- Business Standard: Basic の内容に、パソコンにインストールして使うデスクトップ版の Word・Excel・PowerPoint・Outlook などが加わる
- Business Premium: Standard の内容に、端末管理（Intune）、Entra ID P1（条件付きアクセスなど）、Defender for Business、Defender for Office 365 などのセキュリティ機能が加わる
- Apps for business: デスクトップ版 Office アプリとOneDriveが中心で、Exchange のメールボックスは含まれない

また、Basic と Standard、Premium には Teams を含まない版も用意されている。すでに他社のビデオ会議・チャットを使っている会社向けの選択肢であり、Teams を含む版より単価が低い。ただし、取り扱いの有無や価格は時期によって変わるため、購入時は管理センターか販売店の画面で確認してほしい。

主な違いを表にまとめる。機能の細部は更新されることがあるため、契約前に公式サイトの比較ページで最新の内容を確認してほしい。

表のうち、メールボックスの容量は3プランとも同じである。違いが出るのは「パソコンに Office を入れて使うか」と「会社が端末やログインの安全性を管理するか」であり、この2点を軸に考えると迷いにくい。

Microsoft は2026年7月1日から、Business 系プランの価格を改定した。Microsoft のライセンス告知（米ドル建て）では、Business Basic が6ドルから7ドル、Business Standard が12.50ドルから14ドルに上がり、Business Premium は22ドルである。契約中の会社は、更新のタイミングで最新の価格表に基づく金額に切り替わる（Microsoft Q&A でも、更新時に最新価格で再計算されると説明されている）。

日本円では、Microsoft の日本向け公式ページ（2026年10月31日確認）に、1ユーザーあたりの月額相当（年払い・自動更新・税抜）で次の金額が表示されている。表に「公式サイトで確認」とあるものは、今回の確認で数字を確かめられなかった項目である。

- 上記は年契約・年払いの月額相当である。年契約でも月払いにすると、単価が割高になる場合がある
- Premium に含まれる機能は単体でも買える。公式ページでは Defender for Business が449円、Intune P1 が1,199円、Entra ID P1 が1,049円（いずれも月額相当・年払い）と表示されている。一部の人だけ守りを強めたい場合の比較材料になる
- Copilot などの追加機能（アドオン）は別料金である。必要な場合は個別に価格を確認する
- 表示価格は税抜で、消費税が別に加算される

プラン選びで迷う場合は、利用者ごとに次の2つの質問に答えると整理しやすい。

Excel で関数やマクロを使った集計をしている、大きなファイルを開く、印刷レイアウトを細かく整える、オフラインで作業する場面がある、といった人は、デスクトップ版 Office が必要になる可能性が高く、Standard 以上が候補になる。一方、メールの確認、Teams での会議、共有された文書の閲覧や簡単な編集が中心の人は、ブラウザ版で足りることが多く、Basic でも業務が回る。年契約では後述のとおり途中で減らせないため、試す場合は人数を限定したい。

社員の私物スマホや持ち出しパソコンから会社のデータにアクセスしている、紛失したときにデータを遠隔で消したい、取引先から情報セキュリティ対策の証明を求められる、といった状況では、Premium の機能が役に立つ。Intune で端末の暗号化やパスワード設定を強制したり、条件付きアクセスで「社外の見知らぬ端末からはログインさせない」といった制御をかけたりできる。一方、会社支給のパソコンだけで持ち出しも限られるなら、Standard で多要素認証などを確実に設定すれば足りる会社も多い。Premium は設定や運用の手間も増える。

Microsoft 365 は、ユーザー1人ごとにライセンスを割り当てる仕組みである。同じテナントの中で、Basic、Standard、Premium を人ごとに使い分けても問題ない。たとえば、事務職は Standard、現場担当は Basic、経営者と経理は Premium といった組み合わせができる。ただし、Premium のセキュリティ機能は、そのライセンスを割り当てられた人にしか適用されない。管理者や重要情報を扱う人に付けないと、保護の空白ができる。

Google Workspace との比較で迷っている場合は、Google Workspace と Microsoft 365 の比較も参考になる。

ライセンスの見直しは、管理センター（admin.microsoft.com）の画面を見ながら進められる。作業は、管理者権限（全体管理者や課金管理者など）を持つアカウントで行う。以下の順で確認するのが分かりやすい。

管理センターの「課金情報」→「お使いの製品」で、契約している製品の一覧を確認する。製品名、購入したライセンス数、割り当て済みの数、更新日が表示される。ここで、同じ製品を別々に契約していないか、見覚えのない契約がないかを見る。あわせて、請求方法が年払い・月払いのどちらか、自動更新がオンかオフかも確認する。販売店経由で契約している場合は、減数や解約は販売店を通すことになる。

契約数と割り当て数に差があれば、それは支払っているのに誰も使っていないライセンスである。たとえば10本契約して8本しか割り当てていなければ、2本分が空きになっている。空きは、退職者のアカウントを削除したときに発生することが多い。この空きを別の新入社員に割り当てれば、新たな購入は不要になる。空きが恒常的にあるなら、更新のタイミングで本数を減らす候補である。

「ユーザー」→「アクティブなユーザー」の一覧で、すでに退職した人や、長く使っていないアカウントがないかを確認する。ライセンスが付いたまま残っているアカウントは、費用がかかり続けるうえ、使われていないのにログインできる状態になっているため、セキュリティ上のリスクにもなる。人事の退職者リストと突き合わせると漏れを防げる。データの引き継ぎが必要な場合は、先に移してからライセンスを外す。手順の全体像は退職者のIT対応チェックリストにまとめている。

管理センターの「レポート」→「使用状況」には、メール、Teams、OneDrive、Office アプリのアクティベーション状況などの利用実績が出る。「最終アクティビティ日」を見れば、ライセンスが付いているのに数か月以上メールも Teams も使っていない人が分かる。また、Standard を割り当てているのに、デスクトップ版 Office を一度もインストールしていない人がいれば、Basic への切り替え候補になる。ただし、レポートは目安であり、年に数回しか使わない業務用の共有アカウントなどもあるため、最終判断は本人や部署への確認を挟む。

現在の Microsoft 365 の法人契約（新しい商取引体系、いわゆる NCE）では、年契約を選ぶと1年間の契約期間が確定する。このときの基本ルールは次のとおりである。

- ライセンスの追加は、期間の途中でもいつでもできる。追加分は請求書に日割りで反映される
- ライセンスの減数は、購入または更新から7日以内に限られる。この期間を過ぎると、次の更新まで本数を減らせない
- 年契約の解約は、原則として期間途中の払い戻しがない。7日以内の取り消しは対象外である
- 年契約を月払いにしている場合、途中で解約すると解約手数料がかかる場合がある
- 自動更新がオンのままだと、新しい価格・同じ本数で自動的に更新される

つまり、「更新直後の7日間」と「更新日の前」が、本数やプランを見直す好機である。更新日を過ぎてから退職者の分に気づいても、その年は支払いが続く。見直しは更新日の1〜2か月前に始め、更新の前日までに結論を出すのが安全である。なお、細かな取り扱いは、Microsoft から直接購入した契約（MCA）か、販売店経由の契約（CSP など）か、あるいは旧来の契約かによって異なる場合がある。管理センターの「課金アカウントの種類」と「パートナー関係」で、自社の契約形態を確認しておきたい。

更新時期の確認や、契約の棚卸しは、Microsoft 365 に限らず、他の SaaS にも共通する作業である。まとめて見直したい場合は、SaaS サブスクリプション費用の見直し方も参考になる。

- 退職者のライセンスが残っている: アカウントは削除したがライセンスの本数を減らしておらず、空きのまま払い続けている
- 全員を Standard か Premium にそろえている: 実際にはブラウザ版で足りる人が半数いる
- 共有アドレスに1人分のライセンスを付けている: 共有メールボックスにすればライセンスを節約できる場合がある
- 自動更新のまま放置している: 必要な本数の確認をせず、前年と同じ数で更新されている

このうち、退職者分の放置と、プランの過剰が多くの会社で見つかるパターンである。パソコンなどの資産と合わせて棚卸しすると、漏れが減る。進め方はIT 資産管理の始め方で解説している。

あくまで考え方を示すための例であり、実際の金額は契約内容によって異なる。前提は、従業員10人の会社が、全員に Business Standard を割り当てて契約していた場合である。単価は前掲の公式価格（Teams あり、月額相当・税抜）を使い、Standard は2,098円、Basic は1,049円、Premium は3,298円とする。

この例では、退職者2人分のライセンスを削減し、残る8人のうち、メールと Teams が中心の3人を Basic に切り替えている。結果として月額で約7,300円、年額で約88,000円の差が出る。Premium を全員に付けると、現状の約1.6倍になる。もっとも、Premium が必要な人には必要であり、金額だけで決めてはいけない。守るべき範囲と費用のバランスで考えたい。

なお、Microsoft 365 への移行や、他のサービスからの乗り換えにかかる費用については、Microsoft 365 移行の費用で整理している。

- 管理センターにログインできる管理者が、少なくとも2人いるか（1人が退職しても困らないか）
- 契約の一覧（製品名・本数・更新日・請求方法）を1枚にまとめたか
- 契約本数と割り当て数に差（未割り当て）がないか確認したか
- 退職者・休職者・テスト用のアカウントが残っていないか
- 利用状況レポートで、数か月間まったく使っていない人がいないか
- 各人がデスクトップ版 Office を実際に使っているか（Basic に下げられる人がいないか）
- 私物スマホや持ち出しパソコンを使う人に、Premium が必要かを検討したか
- 共有アドレスにライセンスを付けていないか
- 自動更新の設定と、次回の更新日をカレンダーに登録したか
- 見直しの結果を、更新日の前に販売店または管理センターで手続きしたか